Coordonnateur à l'administration

Nous sommes à la recherche d'un Coordonnateur à l'administration au sein de notre équipe des systèmes satellitaires à notre bureau de Montréal.

Rôle :

Fournir des services de secrétariat et du soutien administratif aux gestionnaires, aux membres de son service ainsi qu'à ceux Iocalisés à proximité. Connaissance du travail courant de bureau et compréhension de l'organisation, de ses programmes et procédures, le cas échéant. Travailler de façon autonome, avec un minimum de supervision et de consignes détaillées.

Responsabilité :

• Préparer, réviser et mettre à jour les différents rapports (quotidiens, hebdomadaires et mensuels) reliés au service.
• Faire des entrées de données dans différents systèmes internes.
• Faire des demandes d'achats, préparer des propositions, des commandes d'expédition.
• Traiter les demandes de déplacements et obtenir les approbations nécessaires.
• Faire des suivis budgétaires.
• Relire et réviser la correspondance. Préparation, rédaction, mise en page et traduction de différents documents reliés au service.
• Participer au besoin aux réunions de son équipe, faire les suivis nécessaires. Consigner et préparer les procès-verbaux des réunions.
• Préparer les présentations pour les rencontres, les rapports et d'autres documents connexes à partir des directives transmises par son gestionnaire.
• Coordonner la circulation interne des renseignements reçus par courrier électronique ou postal.
• Répondre aux demandes reçues par téléphone et par courrier électronique. Transmettre les appels téléphoniques et les messages aux personnes concernées.
• Fixer et confirmer les rendez-vous, les entrevues, les réunions et les rendez-vous en téléconférence et réserver les salles.
• Obtenir des approbations pour des factures et être en mesure de répondre aux questions concernant les dépenses. Faire des suivis budgétaires.
• Faire les rapports de comptes de dépenses et procéder à la distribution des chèques.
• Préparer la visite des visiteurs et la documentation requise si nécessaire. Accueillir les visiteurs et les diriger vers la personne concernée.
• Commander des fournitures de bureau et en tenir l'inventaire selon le budget alloué. Coordonner l'achat s'il y a lieu du matériel pour les nouveaux employés.
• Organiser, gérer et tenir à jour le classement électronique et papier de la documentation. Maintenir à jour les dossiers selon les besoins du service incluant les dossiers d'archivage.
• Préparer et transmettre les commandes du service traiteur.
• Faire des remplacements à la réception principale.
• Préparer, soutenir et effectuer, au besoin, l'intégration des nouveaux employés, y compris, mais sans s'y limiter: les formulaires de demande informatique, la livraison de l'équipement et les sessions d'intégration.
• Gérer, maintenir et coordonner le paiement des factures des entrepreneurs et des consultants, y compris, mais sans s'y limiter : la vérification des heures, le processus d'approbation.
• Toutes autres tâches connexes spécifiques à chaque fonction et selon le département assigné.

Qualifications minimales requises:

• Formation collégiale en bureautique ou l'équivalent.
• Deux (2) ans ou plus d'expérience en soutien administratif ou en secrétariat.
• Esprit d'équipe.
• Personne proactive, dynamique, débrouillarde et autonome.
• Capable de gérer le temps et les échéanciers.
• Capable de travailler sans supervision directe.
• Connaissance supérieure de niveau avancé des logiciels suivants : Word, Excel, PowerPoint, ERP, Visio, Acrobat, etc.
• Connaissance pratique des compétences de bureau.
• Excellentes compétences interpersonnelles et de communication, y compris la capacité de traiter avec tous les niveaux de l'organisation et avec les clients externes.
• Posséder un bon jugement
• Doit être flexible et ouvert au changement
• Bonne connaissance du français et de l'anglais à l'oral et à l'écrit.

#LI-PP1

Considérations particulières :

Les candidats retenus doivent obtenir et détenir une habilitation de sécurité au niveau de la cote de fiabilité et réussir l'évaluation de sécurité pour le Programme des marchandises contrôlées (PMC) et l'ITAR.